Étude de case: l’Association ontarienne des sociétés de l’aide à l’enfance

Depuis plus de 100 ans, l’Association ontarienne des sociétés de l’aide à l’enfance (AOSAE) améliore et favorise le bien-être et le mieux-être des enfants, des jeunes et des familles en Ontario.

Lorsque le gouvernement de l’Ontario a déclaré l’état d’urgence en raison de la pandémie, le 17 mars 2020, Lyndon Smith, le directeur des services partagés de l’AOSAE s’attendait à ce que la situation évolue très rapidement.

S’adapter en temps réel

Alors que s’aggravait la pandémie et que diminuaient les stocks provinciaux de désinfectant pour les mains, de masques, de gants et d’autres équipements de protection individuelle (ÉPI) essentiels, le ministère de l’Enfance, des Services
sociaux et communautaires devait agir sans tarder.

« Le sous-ministre adjoint nous a appelés le vendredi 3 avril », se souvient M. Smith. « Afin d’assurer la sécurité du personnel de première ligne, il fallait instaurer le plus vite possible une chaîne d’approvisionnement complète pour fournir de l’ÉPI à 50 sociétés d’aide à l’enfance et d’agences du bien-être de l’enfance autochtones. »

Le mandat visait la mise en place d’une unité centralisée pour acheter en gros de l’ ÉPI et le redistribuer en fonction des besoins partout dans la province. Dans un marché en pleine ébullition, il fallait donc négocier avec les fournisseurs, nouveaux et actuels, et se préparer à une hausse de la demande.

L’équipe devait également mettre en place la gestion des commandes et des stocks, l’entreposage, le traitement des commandes entrantes et sortantes
et l’expédition, en plus d’assurer la gouvernance du projet ainsi que des communications.

3PL : l’expérience fait toute la différence

L’équipe de M. Smith disposait de toute l’expertise nécessaire pour optimiser les processus d’approvisionnement, appliquant sa méthode agile. Mais pour déployer rapidement une chaîne logistique de bout en bout, il lui fallait un partenaire 3PL.

M. Smith a immédiatement pensé à de Chaîne d’approvisionnement Metro, ayant déjà traité avec ce spécialiste 3PL. « La demande du ministère est venue un vendredi. Le samedi, nous avons contacté de Chaîne d’approvisionnement Metro. Le dimanche, de Chaîne d’approvisionnement Metro nous avait remis leur plan. Le lundi le plan était approuvé et deux jours plus tard notre première commande
arrivait », raconte M. Smith.

Chaîne d’approvisionnement Metro a été choisie comme partenaire 3PL en raison de sa profonde expérience dans la logistique de la santé et pour sa capacité à préparer et emballer de petites commandes rapidement et avec précision. « Je savais que de Chaîne d’approvisionnement Metro avait la bonne équipe pour accomplir ce travail. »

Pensé pour évoluer

Chaîne d’approvisionnement Metroa immédiatement mis en place trois entrepôts et collaboré avec l’équipe de M. Smith pour démarrer la gestion des stocks et des commandes et leur suivi.

« En six jours, nous avons pu réaliser 6 mois de travail », observe M. Smith. « J’étais convaincu qu’en misant sur des bases solides dès le départ, nous pourrions rapidement nous adapter à une demande accrue. » En quelques semaines seulement, le nombre d’organisations à desservir est passé de 50 à 1100.

Des millions de produits livrés

En un peu moins de 11 mois, plus de 20 millions d’articles ÉPI ont été expédiés, dont 5 millions de masques faciaux, 12 millions de paires de gants et 255 000 bouteilles de désinfectant pour les mains.

Lancé avec une poignée d’articles en catalogue, le programme gère désormais plus de 55 UGS et continue de traiter des centaines de commandes hebdomadaires.

Le mandat initial de quelques mois a été prolongé pour 2021. L’équipe y ajoute des capacités technologiques.

« Nous avons l’occasion de comprendre comment ajouter de la résilience à nos systèmes logistiques et notre chaîne d’approvisionnement et planifier à plus
long terme », explique M. Smith.

Les efforts de l’équipe ont été publiquement reconnus par la ministre associée déléguée au dossier de l’Enfance et à la Condition féminine. Mais c’est surtout le travail accompli au quotidien qui fait la fierté de l’équipe dirigée par M. Smith. « Notre fierté c’est d’avoir agi concrètement, dans l’urgence de la pandémie, pour assurer la sécurité des intervenants de première ligne des services sociaux et de la protection de l’enfance. En fournissant de l’ÉPI, nous avons contribué à maintenir l’aide aux personnes vulnérables de notre province. C’est très gratifiant. »